Я люблю читать. Писать тоже люблю. И поскольку являюсь презренным работником офисного царства, outlook является моим пламенным мечом, вороным щитом и надежным скакуном в нелегком деле общения с клиентами и уважаемыми (не всегда, если быть совсем уж откровенным) коллегами.

И как и положено оружию - оно иногда причиняет боль. Например, когда ты спрашиваешь какой то простой вопрос, иногда вовсе закрытый (подразумевающий ответ типа да/нет), а тебе в ответ прилетает краткий пересказ Войны и Мир.

Или, тебя вдруг ставят в переписку которая длится уже примерно месяц, ты половину людей в копии видишь впервые, тебя вклинивают в разговор о котором ты до этой секунды и знать не знал и незамедлительно что то требуют. Т.е. в переписке ты появился сейчас, а ответить, по хорошему, нужно было еще вчера. И ты должен всё бросить и бежать перечитывать так, чтоб волосы назад.

В такие моменты ты ощущаешь острую любовь и невыносимую симпатию к отправителю. И чувство сие подсказывает тебе самые искренние слова и обороты для составления ответного письма.

Если кому то данные описания близки - книжка «Новые правила деловой переписки» для Вас. Автор предлагает следовать концепции уважения и заботы о читателе. Это когда при составлении письма ты прежде всего думаешь о том, что о твоем письме подумает получатель. Будет ли ему удобно его прочесть. Будет ли оно понятно и решает ли оно проблему/задачу или только создаст новую волну ненависти.

Внезапно, можно выяснить, что если тебя попросили ответить коротко, то надо отвечать коротко.
Или тебя будут ненавидеть.
Что заголовок письма должен отражать суть вопроса(внезапно, правда?) и быть максимально структурирован.
Что обращение в письме всегда должно быть к конкретному человеку с конкретным вопросом. И не удивляться, что на письмо начатое с «коллеги, помогите разобраться» может не прийти ни одного ответа. (Потому что многие коллеги, если к ним не обращаются директно, это письмо могут даже не открыть)

Эта книга об уважении к читателю. О заботе о нём и работе прежде всего над самим собой.

p.s. Есть и побочные эффекты. В книжке красочно и с юмором даются ёмкие расшифровки избитых офисных канцеляризмов. Смыслы эти настолько глубоко входят в голову, что после прочтения данной книжки читать «как прежде» офисную переписку уже не получится никогда. А пальцы будет сводить судорога каждый раз когда захочется написать сакраментальное «доброго времени суток», «я Вас услышал» или «заранее спасибо».